ExcelをPDFに変換する方法
表計算ファイルは計算の仕組みそのものであり、送るときに困るのはまさにそこです。受け取った人にはあなたの数式が見え、誰にも気づかれずに数字を書き換えられ、列幅や条件付き書式を違うふうに描くソフトで開かれるかもしれません。印刷すれば、半分くらいの確率で、誰も意図しなかった形で表がページからはみ出します。
PDFに変換すれば、シートは完成した報告書になります。値は固定され、数式は消え、体裁はあなたが承認したものになります。このガイドでは、読みやすい結果が出るようにブックを整える方法と、ブラウザーでの変換手順を扱います。
すぐ試しますか。エクセルからPDFへを開けば、数秒でファイルが手に入ります。
ツールを開くExcelからPDFが必要になる場面
- 請求書、見積書、財務報告など、手元を離れたあとで数字が変わっては困るものを送るとき。
- 表計算ソフトを持っていない相手や、携帯電話で開く相手に表を渡すとき。
- 提出書類や監査の記録に、動かせない形でデータを添えるとき。
ExcelをPDFに変換する手順
まず印刷レイアウトを整える
PDFが読みやすくなるかどうかは、この工程で決まります。Excelで印刷範囲を設定し、横に広い表なら用紙を横向きにし、「すべての列を1ページに収める」を使って、列が別々のページに散らばらないようにします。
ブックを整理する
共有したくない作業用シートや補助列は非表示にするか削除し、残ったメモがないか確かめます。印刷レイアウトに見えているものは、すべてPDFに入ります。
Excel→PDFツールを開く
ExcelをPDFにのページを開きます。XLSとXLSXに対応し、すべてブラウザー内で動きます。
アップロードして変換する
ブックをアップロード領域にドラッグし、変換を開始します。複数のファイルを並べられ、それぞれが個別のPDFとして返ってきます。
ダウンロードして列を確かめる
結果をダウンロードし、改ページの位置を見てください。表が途中で切れていれば、印刷レイアウトを直してから変換し直す合図です。
よくあるつまずきと対処
表が複数ページに分かれてしまう
シートが用紙より横に広いためです。ブックに戻って用紙を横向きにし、すべての列が1ページに収まるよう倍率を設定してから、もう一度変換してください。
列に数字ではなく ##### が出る
列幅が中身に対して狭いだけで、PDFはシートの見たままを写しています。変換する前にExcelで列を広げてください。
グラフや画像が入っていない
印刷範囲の外に置かれたものは描かれません。印刷する範囲の内側へ移動するか、印刷範囲をそれらが入るまで広げてください。
ExcelとPDF、どちらで送るか
相手がデータを操作する必要がある場合——絞り込み、再計算、モデルの拡張、自分の分析への取り込み——はXLSXを送ります。価値があるのは数式であり、それを隠しては目的を損ないます。
道具を共有するのではなく結果を報告する場面では、PDFを送ります。誰も数字を動かせず、数式は表に出ず、体裁はあなたが承認したそのままで、印刷結果も全員同じです。ブックは原本として手元に残し、PDFを正式版として配ってください。
よくある質問
XLSとXLSXの両方に対応していますか。
対応しています。従来のXLS形式も、現在のXLSXブックもアップロードできます。
すべてのシートが変換されますか、それとも表示中のシートだけですか。
ブックは印刷したときの形で描かれます。変換前に印刷範囲を設定し、含めたくないものは非表示にしてください。
PDFに数式は見えますか。
見えません。描かれるのは計算結果の値だけで、ブックを送るよりPDFを送るほうが安全なのは、まさにこのためです。
横に広い表がページで切れないようにするには。
変換する前に、表計算ソフト側で用紙を横向きにし、幅を1ページに収める倍率を設定してください。変換はページ設定に従います。
PDFを表計算ファイルに戻せますか。
直接は戻せません。編集用の原本として元のブックを残してください。PDFが持っているのは表の見た目であって、背後のデータ構造ではありません。
容量の制限はありますか。
100 MBまでのファイルを受け付け、変換の回数に上限はありません。サービスは無料で、透かしも入りません。
すぐ試しますか。エクセルからPDFへを開けば、数秒でファイルが手に入ります。
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