PDFファイルをZIP書庫にまとめる方法
別々のPDFを15個も送るのは、関わる全員にとって面倒です。メールソフトは添付の数に上限を設け、投稿フォームはたいてい1ファイルしか受け付けず、受け取った人は文書を1つずつ正しいフォルダーに保存しなければなりません——しかも正しい順番で、その順番が読み取れたならの話ですが。
ZIP書庫にすれば、一式がまるごと1つの添付になり、元のファイル名も保たれたまま届きます。このガイドでは、ブラウザーで書庫を作る手順と、文書を1つのPDFに結合するのではなくZIPが正解になるのはどんなときかを扱います。
すぐ試しますか。PDF から ZIPを開けば、数秒でファイルが手に入ります。
ツールを開く結合したPDFではなくZIPが要る場面
- 別々のままでなければならない文書一式を送るとき。個別の請求書、個別の契約書、個別の報告書など。
- 1ファイルしか受け付けないフォームに、十数点の文書を提出しなければならないとき。
- 元のファイル名そのものが、受け取る側に必要な情報を伝えているひとまとまりを渡すとき。
PDFをZIPにまとめる手順
まずファイル名を整える
書庫の中の名前は、アップロードしたときの名前です。始める前に 01-契約書.pdf、02-別紙.pdf のように改名しておくと、受け取る人の推測がぐっと減ります。
PDF→ZIPツールを開く
PDFをZIPにのページを開きます。すべてブラウザーで動き、インストールするソフトもアカウント作成もありません。
文書を追加する
PDFをアップロード領域にドラッグするか、ダイアログから選びます。最初のまとまりのあとで追加を続けることも、間違えて選んだものを外すこともできます。
書庫にまとめる
ボタンを押して、すべてを1つのZIPに集めます。各文書はそれぞれのファイル名を保ち、書庫の中では別々のファイルのままです。
ダウンロードして確かめる
書庫をダウンロードし、送る前に一度開いてください。想定した文書がすべて入っているか、取り残しがないかを確認します。
よくあるつまずきと対処
書庫がまだ重くてメールで送れない
PDFはもともと圧縮されているので、ZIPにしてもほとんど小さくなりません。先にPDF圧縮で各文書を軽くしてからまとめてください。本当の節約はそちらにあります。
相手がZIPを開けない
企業のメールフィルターの中には、書庫をまるごと取り除くものがあります。その場合は文書を1つのPDFに結合するか、ファイル共有のリンクで渡してください。
ファイルの並びが思っていたのと違う
書庫にページの順番という概念はありません。中身は受け取る人のファイル管理ソフトが、たいていは名前順に並べます。順序が大事なら、ファイル名に番号を振ってください。
ZIPと結合したPDF、どちらを送るか
文書が本当に別物で、別物のままであるべきときはZIPを使います。それぞれが自分の名前とページと素性を保ち、受け取る側は個別に整理できます。ひとまとまりを渡す器としてはこちらが正解です。
一方、文書が実はひとつのものの各章——別紙つきの契約書、付録つきの報告書——であるなら、PDF結合を使ってください。ページ番号の続く1つのファイルは、読むのも署名するのも印刷するのも楽で、書庫を弾くメールフィルターもすり抜けます。
よくある質問
ZIPにするとPDFは小さくなりますか。
ほとんどなりません。PDFの中身はすでに圧縮されているので、ZIPは主にファイルを束ねるだけです。容量が問題なら、先にPDF圧縮をお使いください。
1つの書庫に何ファイルまで入りますか。
文書の数に決まった上限はありません。1ファイルあたり100 MBまでです。
元のファイル名は保たれますか。
保たれます。各文書は書庫の中でも自分の名前を持ち続けます。ZIPで送る主な理由のひとつがこれです。
書庫にパスワードを掛けられますか。
ここではできません。中身を守りたい場合は、まとめる前にPDFの保護ツールで各文書を暗号化してください。
受け取った人はどうやって開きますか。
Windows、macOS、Linux、Android、iOSはいずれも、追加のソフトなしでZIP書庫を開けます。
このツールは無料ですか。
無料です。登録も透かしもありません。書庫はお使いのブラウザーの中で作られるため、文書が端末から出ることはありません。
すぐ試しますか。PDF から ZIPを開けば、数秒でファイルが手に入ります。
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